社内外ファイル共有ストレージを Google ドライブ に統合! Google ドライブ の利用促進に繋がるCmosy とは?

株式会社エディオン様では Google ドライブ の利用を促進するために Cmosy Lite プラン(集荷便、ストレージオプション※1付き)を導入しました。 Cmosy の導入について、情報システム企画部セキュリティ管理課の川中雅俊様にお話を伺いました。

※1ストレージオプションとは、Google ドライブから Google Cloud Storage を経由してファイルを転送するオプションです。ファイル転送容量を無制限に利用することができます。

貴社のご紹介をお願いします。

関東地方から九州・沖縄地方に展開する「エディオン」と、北海道・北陸地方を中心に展開する「100満ボルト」のストアブランドで地域に密着した家電専門店を運営しております。お客様に「買って安心 ずっと満足」していただけるよう、心のこもったご挨拶、豊富な商品知識と丁寧な接客応対、行き届いたアフターサービスなどを通して、末長くご愛顧いただける店舗づくりを目指しています。

Cmosy を検討したきっかけを教えて下さい。

弊社では、グループウェアを G Suite Enterprise に切り替えを行ったばかりでした。基本的には G Suite の基本機能を使いこなすことを想定して社外とのファイル共有の運用について検討していました。特に Google ドライブ の運用については、社外と共有をするには細かな設定ができないため弊社のセキュリティポリシーでは運用することが難しいと考えていました。 G Suite と相性の良いファイル共有サービスを条件に探していたときに Cmosy が引っかかってきました。

Cmosy 導入する前の社外共有の運用について教えてください。

G Suite を導入する前から利用していた有償のファイル共有サービスで運用していました。機能としては Cmosy の『ファイル便』、『集荷便』に近い機能があります。送信については問題ありませんでしたが社外からのファイルの受取りに関しては、使い勝手が悪くあまり利用はされていませんでした。社外からのファイルの受取りは送信者に対して1ファイルごとにリクエストを出す必要があり、複数ファイルの受け取りには向いてないサービスでした。利便性が向上するツールに変更することでシャドーITの対策としても使えると考えました。

Cmosy の導入のポイントについて教えて下さい。

Cmosy は G Suite との親和性が非常に強いサービスと感じました。G Suite を運用する上で課題となる部分が解決できるように機能としてうまく組み込まれています。 Cmosy 導入のポイントについては以下となります。

導入前の課題だったファイルの受け取りも集荷便で解決

集荷便はシンプルで直感的にわかりやすいUIと感じました。 集荷フォルダ、集荷先、集荷期限を設定するだけで送ることができます。またファイルサイズも1日500GBまで受け取ることができ、大容量ファイルや複数ファイルの受け取りも問題ありませんでした。G Suite のアカウントと連携してログインができるので、別のツールを使っているという感覚もありませんでした。

大容量ファイルも送れるようになった。

Google ドライブ は容量無制限に保管することができます。これまで大容量ファイルはDVDなどに焼いて物理的に郵送する場合もありました。これを Google ドライブ 上に保管し、Cmosy でファイルを送信することができるようになりました。特に画像ファイルも高画質化が進んできて容量がどんどん大きくなってきています。 Google ドライブ + Cmosy の運用では容量を気にする必要がないため、安心して利用することができます。

Cmosy の導入によって Google ドライブ の利用促進に期待

長期的にはオンプレミスのファイルサーバを少しずつ Google ドライブ に移行し、 Google ドライブ に集約管理することを目標としています。集約したファイルをセキュアにCmosyで送受信を行うことでシンプルな管理体制なもと効率化を図っていきます。まだ Google ドライブ は充分に活用されておりませんが、実際に使ってみるとローカル上の検索性に比べて検索速度や精度の高さの違いに驚きました。ファイルを Google ドライブ で管理するだけでも作業効率化を図ることができると実感することができました。

監査上必要な機能が揃っていた

サービスの操作履歴を残し確認できることが大切と考えています。また、どんなファイルを送っているのかがわからないと意味がありません。 Cmosy では操作履歴は永年保管されます。また、送ったファイルも管理者が確認し、取り消すこともできます。弊社で必要な管理機能が全て揃っていたという点も重要なポイントでした。

50〜100人にファイルを一括送信

弊社では棚割りを決める際に、数十社の特定のメーカーにファイルを一括で送る業務があります。それに対して、宛先を1件1件登録する運用ではかえって業務効率が低下してしまいます。 Cmosy では宛先グループ管理機能が実装されいて、宛先リストをCSVで取り込んで宛先グループを事前に登録することができます。

Cmosyを導入してどのような変化を期待するか。

G Suite は決して安いサービスではないので、しっかりと使いこなして費用対効果をあげていくことがこれからのミッションとなります。Google ドライブ を活用する上でCmosyは必須のサービスになると思います。これまで Google ドライブ を活用してこなかったユーザもCmosyを導入することによって自然に Google ドライブ を活用していくと思います。

これからもGoogle ドライブ で手の届かないところをうまくカバーしてくれるサービスであり続けてほしいです。

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