G Suiteで機密データを
社外とセキュアにやりとりするポイントとは?

ガーディアン・アドバイザーズ株式会社様では、Google Drive上に保管した機密データを社外とセキュアにやり取りをするために、Cmosyを導入しました。
導入のポイントを代表取締役 佐藤 創 様にお話を伺いました。

導入する前の課題について教えてください

約1年半前に、Office365 から G Suite Business にグループウェアを切り替えました。切り替えた理由としては、情報セキュリティを確保したうえで、共同作業が簡単にでき、作業効率が上がることが実感できたからです。また、共有ドライブを活用すればファイルサーバとしても利用することができます。
Office365では、メールとOffice系のサービスしか利用していませんでした。ストレージにはOne Driveもありましたが相性が悪く、他のセキュアなクラウドストレージを契約して利用していました。これらのサービスをすべてG Suiteに集約することができると考えておりました。
しかし、Google Drive ではセキュアに運用しようとすると、社外(ドメイン外)とファイルを共有することができなくなります。そのため、社外共有用のストレージは別途契約して運用する必要がありました。

Cmosy導入のポイントについて教えてください

導入のポイントは Google Drive のセキュアな環境を活かしつつ、社外と安全にファイルのやりとりができるようになった点です。
今までは、他のクラウドストレージにファイルをコピーして共有するという手間をかけて運用していましたが Cmosy 導入によって解消されました。また、セキュリティ機能も十分に揃っているので機密情報も安全に効率よくやり取りすることができるようになりました。

Cmosyで利用しているサービスについて教えてください

ファイル便と集荷便を利用しています。

ファイル便で送信しているファイル

  • PDFやExcel、Wordファイル
  • 守秘性の高い、特に秘密保持契約の対象となるファイル(財務関連、事業データ、契約書)
    ダウンロード回数制限、有効期限、パスワード設定、送付、ダウンロードログ、誤送信対策機能が用意されていて安心して送ることができます。

データの容量やファイル数

1つ1つのファイル容量はそこまで大きくはありません。ファイル数に関しては、買収候補先企業の過去3年分程の財務データや契約書等を、弁護士や会計士を含めたクライアントチーム内に共有することがあり、そのときは100〜200ファイルを一気に送ることがあります。クライアントが売却を検討している場合には、逆に売却候補先企業やそのアドバイザーに同じく大量のファイルを一気に送ることがあります。
ファイル便にはZip化機能があり、大量のファイルもまとめて送信することができます。またお客様のメールサーバで容量制限がかけられているケースもあります。ファイル便はダウンロードリンクを送るのでそういったお客様の環境の影響を受けない点も良くなったポイントになります。

集荷便で利用しているファイル

  • PDFやExcel、Wordファイル
    交渉相手やそのアドバイザーからフリーのWebサービスでファイルが送られることがありデータ漏洩などの心配をすることがありました。集荷便によってファイルの受け取りもコントロールすることができるようになりました。また、直接指定した Google Drive のフォルダにアップロードすることができるので、管理が非常に楽になりました。

会社概要


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