Google ドライブの社外共有と共有ドライブ
の運用課題を解決!Cmosy+ドライブマネージャーの活用方法について聞く

西菱電機株式会社様は Google ドライブ の運用課題を解決するためにCmosyとドライブマネージャーを導入しました。Cmosyとドライブマネージャーの導入について、経営管理室 IT企画課谷田様と大塩様にお話を伺いました。

貴社のご紹介をお願いします。

弊社は1966年の設立以来、情報通信分野のエンジニアリングサービス会社として、企画提案を行う『ビフォア』サービス、システム構築・サービス提供を行う『イン』サービス、保守運用を行う『アフター』サービスを一貫して提供するICTソリューション企業です。

Cmosyを検討したきっかけについて教えて下さい。

弊社では、およそ1年半前にグループウェアとして、 G Suite を導入しました。その中でも G Suite のコアサービスである、Google ドライブ は積極的に活用しています。しかし、 G Suite 標準機能では弊社のセキュリティ基準をクリアした状態で社外と共有することができない点、共有ドライブの管理機能が足りない点については課題を感じておりました。これらの課題を解決できるサービスを探していたところ、 Google ドライブ でセキュアに社外共有ができるCmosyと、共有ドライブの管理に特化したドライブマネージャーに出会いました。

Cmosy導入前の社外とのファイル共有方法を教えて下さい

Google ドライブ は社内共有用に活用していました。社外とのファイル共有に関しては、 他のファイル共有サービスを利用していました。BtoB企業向けに作られているサービスなため、セキュリティ機能は充実していて、実績もあり安心して利用できるサービスでした。しかし、利用ユーザからはファイルの送受信で時間がかかりすぎてしまったり、大容量ファイルが送れないなど、業務面では課題がありました。

Cmosyを導入したポイントについて教えて下さい

性能評価では、ファイルの送受信にかかる時間を1/3に短縮することができました。また、シンプルなUIのため細かな説明は不要なサービスです。マニュアルをユーザに配布するだけでトラブルもなく自然と社内に浸透させることができたと思います。セキュリティレベルを落とすことなく、Google ドライブを利用して社外とファイルのやり取りができる点を高く評価しました。ファイル便では1ユーザ当たり80GB/日まで送ることができます。これまで容量の大きなファイルは分割送信やメディアに焼いて郵送していた業務や、 Gmail では送ることができないexeファイルもファイル便で送ることができるようになりました。Cmosyの導入によって社外共有ツールを一元化することができました。

共有ドライブの活用方法について教えてください。

弊社では、共有ドライブはクラウド版のファイルサーバとして活用しています。オンプレミスのファイルサーバはそのまま残しつつ、保存先や管理方法についてはユーザ側に任せてあります。ファイルサーバを残す理由としては、パスを指定してマクロを組んで管理をしているファイルも存在しているためです。 共有ドライブ ではマクロの互換性がないため、全てを完全に移行することはできませんでした。しかし、容量無制限に保存することができるので、オンプレミスのファイルサーバは徐々に縮小し、共有ドライブにファイルを保存する割合は増やしていく方針です。マクロを使用するファイルは全体のファイルの中でも一部となるため、ほとんどのファイルは共有ドライブで管理しても問題はありません。また、ファイルサーバでは年に2回棚卸しを実施しています。ファイルサーバの棚卸しに合わせて共有ドライブの棚卸しを計画していました。しかし管理機能を調べたところ、共有ドライブの管理機能ではファイル数や共有状況をCSVで出力するような機能が無いため、今後の運用として非常に課題を感じていました。

ドライブマネージャーの導入のポイントを教えて下さい。

ドライブマネージャーでは、全ての共有ドライブの共有状況、フォルダ数、ファイル数、最終更新日など棚卸しに必要な情報をCSV形式で出力することができます。(表-1を参照)


表-1 共有ドライブの利用状況をCSVで出力可能な項目

また、社外と共有している共有ドライブだけソートして可視化し、管理することもできます。(表-2を参照)


表-2 社外共有されている共有ドライブを可視化

弊社では、ドライブマネージャーを使って、ファイルサーバの棚卸しと同様に、共有ドライブの管理者にリストを共有して、各担当者に不要な共有ドライブを削除してもらう運用をしています。不要な共有ドライブが増えすぎると検索コストが増加し利便性が低下します。それを防ぐために定期的に不要な共有ドライブを削除する必要があります。ユーザは共有ドライブを都度作成しますが、削除を自主的に行うことはほとんどありません。定期的に棚卸し期間を設けることで、共有ドライブの利便性を保って行きたいと思います。

今後の展開について教えてください

G Suite はまだ導入したばかりですが、社内システムはどんどん G Suite に集約していきます。 Google ドライブの 活用方法としては、ドライブマネージャーによって共有ドライブの管理機能を充実させることができました。共有状況を把握することができるようになったので、今後は信頼できる取引先をホワイトリストに登録して、共有ドライブで社外共有していくことを検討していきます。

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