ドライブマネージャー~共有ドライブ運用サポートサービス~

サービス概要

ドライブマネージャーは Google™ ドライブ(共有ドライブ)を運用する上で発生する課題を解決するためのサービスです。

  • 運用中の共有ドライブであるか判断することができない
    G Suite™ 管理者は管理ダッシュボードを利用することで共有ドライブの利用率を確認することができますが、最近の運用状況・ファイルやフォルダの数までは確認することができません。

  • 共有ドライブの共有先を把握するのは手間がかかる
    G Suite の管理コンソール上で全ての共有ドライブの共有者を確認するのは、共有ドライブの数が多ければ多いほど手間がかかる作業です。共有ドライブが社外共有されたまま放置されている場合、セキュリティリスクが発生します。

  • チーム毎に G Suite リソースを一元管理することができない
    チームで共有ドライブを活用する場合、コミュニケーションのために他の G Suite サービスを利用したいケースがあります。その場合、ユーザは別途チーム用の Google グループを作成したり、チーム用の Google カレンダーを作成したりする必要があります。

解決する課題

① 共有ドライブの利用状況を可視化

ドドライブマネージャーは、ドライブの利用状況を CSV で出力することができます。共有ユーザの一覧(メールアドレス・権限)やファイル・フォルダの最終更新日・保存数を CSVで一括確認することができます。

② 社外共有中のドライブをピックアップ

ドライブマネージャーは、 Google ドライブで作成した共有ドライブと同期することができます。同期処理を行うことで、管理者はドライブマネージャーの Web 画面から共有ドライブが社外共有中であるかを目視で判断できるようになります。また、①の CSV でも共有先のユーザーを確認することができます。

③ チーム単位で G Suite リソースを管理できる

ドライブマネージャーには「グループ管理」という機能があります。この機能を利用することで、チーム毎に G Suite リソースの管理を行うことができます。

  • チームに対して各 G Suite リソースを紐づけることができる
    ドライブマネージャーで「グループ」を作成すると、共有ドライブ・ Google グループ ML・ Google カレンダーが自動的に「グループ」に紐づけられます。「グループ」に所属するユーザは、グループマネージャーが提供する専用画面から自分が所属する「グループ」を確認し、各 G Suite リソースにアクセスすることができます。

  • 各 G Suite サービスに対する権限管理を Google グループに寄せることができる
    「グループ」に紐づく Google グループが共有ドライブとカレンダーの権限を保持するため、これらの G Suite サービスの権限管理は全て Google グループに寄せることができます。 Google グループからメンバーを外すことで、 共有ドライブやカレンダといった G Suite サービスにはアクセスできなくなります。

  • CSVで一括作成が可能
    ドライブマネージャーの「グループ」はCSVによって一括作成することができます。この機能を利用すれば、一つ一つ「グループ」を作成する手間を省くことができます。



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